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Être travailleuse autonome, c’est apprendre par soi-même à développer son propre système de gestion du temps et des priorités. Parce qu’à part les clients qui peuvent nous mettre de la pression sur les prochains deadlines, il n’y a personne pour vous dire quoi, quand et comment faire votre travail. En étant le maître à bord, il faut savoir s’organiser pour ne rien manquer! Dans mon cas, ça a été un travail de longue haleine. Bien sûr, j’avais une certaine base d’organisation du temps où j’étais en agence, mais pour gérer ma feuille de production, j’ai dû trouver ma façon la plus optimale, celle que j’aimais tout autant remplir que regarder. Pour ça, j’ai eu besoin de quasiment 2 ans et de plusieurs outils qui sont aujourd’hui devenus mes outils de prédilection.
Trello
À l’intérieur d’une semaine de travail (et même plus), c’est probablement l’outil que j’utilise le plus! Et ce n’est pas seulement parce que je suis Trello Master pour l’équipe de CreativeMornings Montréal. Je vais être honnête, ça a été long avant que j’y adhère complètement. Je voyais très mal comment utiliser la plateforme pour organiser toutes mes tâches pour chacun de mes clients. L’idée c’est de voir tout, tout, tout dans un même tableau (pas dans des tableaux séparés). Pour moi, chaque colonne représente un client dans lequel je sépare les tâches selon les mois. Ensuite, il m’est possible d’ajouter des étiquettes: personnel (parce que oui, il faut qu’on me rappelle d’arroser mes plantes), facturation, événement, gestion de communauté, coordination, programmation, etc.). Puis, je peux ensuite ajouter, sur chaque carte, donc chaque tâche, un échéance (avec un rappel le jour précédent), une checklist (fort utile quand la tâche se divise en une multitude de tâches) et des pièces jointes. Je peux donc, comme dans une tâche intitulée Calendrier éditorial, ajouter des idées futures pour la création des publications d’un client. C’est aussi disponible sur le web, sur l’ordinateur, sur mon iPhone et sur ma Apple Watch! C’est tu pas beau ça?
Hours
J’ai découvert Hours en début d’année. J’avais tendance à noter mes heures de travail sur des bouts de papier, mais on va se le dire, c’est loin, loin, loin d’être optimal. Il ne faut surtout pas perdre les bouts de papier! 😉 D’ailleurs, la gestion des heures de travail, c’est probablement la chose la plus pénible qu’on peut faire. En agence, on travaillait avec un outil qui s’appelle La Casserole. Honnêtement, c’était plus casse-pied qu’autre chose. Hours, c’est tout simple. On y entre le client, le projet et on clique sur la petite horloge. Le temps défile jusqu’à ce qu’on clique de nouveau sur la petite horloge. Le calcul des heures se fait donc automatiquement. De plus, il peut être utilisé via l’ordinateur, le iPhone et même ma Apple Watch. Ce qui fait que quand j’entre dans un meeting, je peux cliquer sur ma petite horloge en douce et calculer tout mon temps de travail. Ça reste quand même un peu désagréable de calculer tout son temps, mais il faut que je sois en mesure de voir combien de temps je passe sur chacun des dossiers.
Slack
Le fameux Slack dont tout le monde parle! Slack est un outil de communication qui est, à mon avis, révolutionnaire! Surtout pour les équipes de travail qui doivent travailler à distance! Je l’utilise continuellement avec l’équipe de CreativeMornings Montréal et honnêtement, je souhaite que mes clients s’alignent vers cet outil dans un futur (le plus) rapproché (possible). Le fait est qu’avec cet outil, il n’est plus nécessaire d’utiliser les courriels. On peut créer des chaînes de conversation, converser directement dans celle-ci, ajouter des pièces jointes, épingler les messages importants et avoir une archive complète de toute la conversation. Tout se trouve à la même place et on peut inviter qui on veut à se joindre à l’équipe!
Dans moins de 2 mois, ça va faire 2 ans que je suis à une travailleuse autonome. Si on fait un bilan ultra rapide, je m’en sors quand même assez bien! En 2018, il ne me resterait plus qu’à trouver un logiciel pour automatiser mes factures. Parce que oui, même si je m’en sors plutôt bien et sans gros mal de tête, je fais encore tout ça dans Excel.